5+6 راهکار سازمانی برای مدیریت افرادی که در خانه کار می‌کنند

• این روزها کار کردن شکل‌ متفاوتی پیدا کرده است. قبل از شیوع ویروس کرونا، کارمندان سازمان‌ها ملزم بودند در ساعات مشخصی از روز در محل کار حاضر شده و وظایف خود را انجام دهند. البته سازمان‌ها در این زمینه تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند. به‌طور مثال، خط‌مشی‌های حاکمیتی برخی از سازمان‌ها بر مبنای الگوی هفته‌های کاری فشرده قرار دارد، برخی دیگر بر مبنای فلسفه فلکستایم (برنامه کاری انعطاف‌پذیر که به‌کارمندان اجازه می‌‌دهد ساعت شروع و پایان کار را به دلخواه خودشان تغییر دهند) کار می‌کنند و تنها تعداد معدودی از شرکت‌ها دور کاری را به عنوان یک الگوی موفق کاری به رسمیت می‌شناختند. به عبارت دقیق‌‌تر؛ تنها شرکت‌های با بینش عمیق معتقد بودند که دور کاری یکی دیگر از ارکان موفقیت است. اکنون شرایط تغییر کرده و خیلی از شرکت‌ها شرایط لازم برای کار از منزل را برای نیروهای کار خود فراهم کرده‌اند. جالب است که افراد متخصص در مشاغل مختلف نیز از این موضوع استقبال کرده‌اند و از هر 10 نفر، 7 نفر ترجیح می‌دهند بیشتر زمان کاری خود را در خانه یا محلی غیر از شرکت سپری کنند.
• در حالی که همه چیز در ظاهر ساده به نظر می‌رسد، اما واقعیت این است که کار در منزل پیچیدگی‌ها و ظرافت‌های خاص خود را دارد و شرکت‌ها پیش از روی آوردن به فلسفه دورکاری باید مسائل مختلفی را ارزیابی کنند. نظارت بر تیمی که ترکیبی از کارمندان درون شرکتی، کارمندان دورکار، آزادکارها (فریلنسرها) و مشاوران را شامل می‌شود، کار چندان ساده‌ای نیست. مدیر یک چنین تیمی باید سنجه‌های مختلفی را برای مدیریت درست این تیم‌ها مدنظر قرار دهد. این امکان وجود دارد تا تیم منسجم و متشکل از عناصر غیر مرتبط با یکدیگر را ایجاد کرد، به ویژه زمانی‌که اعضای تیم ممکن است در شهرها یا حتا کشورهای مختلف سکونت داشته باشند؟ انجام این‌کار ساده نیست، اما امکان‌پذیر است. سازمان‌هایی که به دنبال خلق چنین تیم‌هایی هستند اگر بر مبنای پنج استراتژی راهبردی زیر اقدام کنند، قادر هستند یک تیم متشکل از متخصصانی که هر یک در مکان‌های مختلفی قرار دارند را مدیریت کنند. پنج استراتژی کارآمد زیر تجربیات اشلی آکسیوس، متخصص طراحی در شرکت Automatic (مجموعه‌ای با 700 کارمند که همه آن‌ها در نقاط مختلف دنیا حضور دارند) و دیپا سوبرامانیام، هم‌بنیان‌گذار Wherewithall (شرکت مشاوره تخصصی جهت رشد و کارآمدی مؤثر سازمان‌ها) در زمینه انجام کار در منزل است. 

شماره 1، ارتباطات باید اولویت اول باشند

اگر اعضا تیم زمان‌بندی متفاوتی برای انجام کارها دارند یا در شهرهای مختلف ساکن هستند، باید اطمینان حاصل کنید اطلاعات به‌درستی، سادگی و در زمان مناسب در اختیار آن‌ها قرار می‌گیرد، اگر این‌گونه نباشد سرپرستی تیمی از هم‌گسیخته و ناکارآمد را عهده‌دار خواهید شد. رهبران خلاق باید به فکر پیاده‌سازی بهترین مکانیزم ارتباطی، آماده‌سازی جدول‌ زمانی برای به سرانجام رساندن فرآیندهای تجاری و پیدا کردن ابزاری کارآمد برای مستندسازی فعالیت‌ها و اشتراک‌گذاری اطلاعات باشند و اطمینان حاصل کنند هیچکدام از کارمندان برون یا درون سازمانی نادیده گرفته نشده و همواره با سایر اعضا و مدیر تیم در تعامل هستند. شرکت Automatic از برنامه‌هایی شبیه به اسلک برای اشتراک‌گذاری اطلاعات زمان‌بندی و بیشرفت کار استفاده می‌کند. مهم نیست از چه فناوری استفاده می‌کنید، همه اعضا تیم باید درباره نحوه کار ابزارها و دلیل استفاده از ابزارها اطلاعات فنی و آموزشی کافی در اختیار داشته باشند. 

شماره 2، ارتباط روزانه را حفظ کنید، اما سعی نکنید درباره هر موضوعی اظهارنظر کنید

وقتی تقویم کاری را برای تیم تنظیم می‌کنید باید زمان‌هایی را تعیین کنید که همه با هم ملاقات داشته باشند، این ملاقات می‌تواند به شکل فیزیکی یا مجازی باشد. علاوه بر این، برای کارمندان مشخص کنید در یک روز کاری چگونه و چه زمانی می‌توانند با شما در تعامل باشند. هیچ‌وقت شرایطی را به‌وجود نیاورید که این احساس در افرادی که در منزل کار می‌کنند به‌وجود آید که تنها در یک جزیره زندگی می‌کند. در کنار ملاقات‌های فردی و درون سازمانی، سعی کنید روزی حداقل یک‌بار با اعضای تیم خود از طریق پیام‌رسان‌ها یا ایمیل در ارتباط باشید. با این‌حال دقت کنید در نظارت و مدیریت نباید زیاده‌روی کنید. کارمندان دورکار باید این حس را داشته باشند که مدیرشان مطمئن است آن‌ها به‌سختی کار می‌کنند، درست مثل زمانی که داخل شرکت کار می‌کنند.

شماره 3، زمانی را برای دورهمی مشخص کنید

خیلی مهم است که تمام تیم را دور هم جمع کنید. اگر تیم پراکنده است، حداقل سالی یکبار ترتیب یک رویداد دسته‌جمعی را بدهید. این روش برای آن دسته از کارمندانی که به‌ندرت همدیگر را رو در رو می‌بینند یا حضور آن‌ها در پروژه‌ها فیزیکی نیست (برنامه‌نویسان آزاد کار یا افرادی که مسئولیت مستندسازی پروژه‌ها را دارند) خیلی مهم است. در این مقطع زمانی بهترین راهکار ویدئو کنفرانس است. مشاهده کارمندان، حتا اگر مجازی باشد باعث می‌شود تا هر دو طرف احساس انفصال کمتری داشته باشند. این کار باعث می‌شود تا زمانی‌که آن‌ها بازخورد می‌دهند سوءبرداشتی رخ ندهد، زیرا کارمندان می‌توانند حالت چهره و زبان بدن یکدیگر را مشاهده کنند. پس، پیش از تلفن کردن یا نوشتن ایمیل از خودتان سئوال کنید که آیا ارسال دعوتنامه تماس تصویری گزینه بهتری نیست؟

شماره 4، به دنبال تقویت روحیه تیم باشید

دور هم جمع کردن اعضای تیم در یک مکان فیزیکی یا حداقل به‌صورت کنفرانس ویدیویی بزرگ به شکل منظم به ایجاد رفاقت و همدلی و روحیه تیمی کمک می‌کند، اما راه دیگری برای بهبود روحیه و تقویت تیم وجود دارد که لزوما احتیاجی به برپایی ملاقات‌های حضوری یا ویدئویی ندارد، زمانی را صرف تقدیر از زحمات کارمندانی کنید که پیوسته به دنبال انجام وظایف خود هستند. 

البته تقدیر از راه دور به خلاقیت نیاز دارد. اگر تیم در حال دست‌وپنجه نرم کردن با یک پروژه بزرگ و در نتیجه عقب انداختن تاریخ اتمام آن است، سعی کنید با ارسال یک کارت هدیه کوچک آن‌ها را تشویق کنید. البته اگر مبلغ هرچند مختصر را به عنوان یک مشوق جذاب به حساب آن‌ها ارسال کنید نتیجه این‌کار را حتما مشاهده می‌کنید. انجام چنین کارهای کوچک و ناچیز می‌تواند تغییر بزرگی در ادامه روز کاری آن کارمند ایجاد کند، چه دورکار باشد و چه آزادکار.

شماره 5، روی توازن بین کار و زندگی پافشاری کنید

فراهم کردن گزینه‌های کاری انعطاف‌پذیر مانند دورکاری نه‌تنها موهبتی بزرگ برای کارمندان است، بلکه روشی برای ایجاد فرهنگ توازن بین کار و زندگی در مجموعه است. امکان انجام کارها از داخل خانه، پرهیز از رفت‌وآمدهای طولانی مدت یا سکونت در مکانی که هزینه‌های زندگی کمتر است مزایایی دارد که می‌تواند به ‌اعضای خلاق تیم کنترل بیشتری روی زندگی‌شان بدهند. همه این موارد موجب افزایش رضایتمندی از کار و ایجاد وفاداری می‌شود. با این‌حال، ممکن است آدم‌های حرفه‌ای و خلاق به‌سادگی دچار اعتیاد به‌کار شوند آن‌هم بخاطر اینکه تصمیم می‌گیرند شیوه زندگی کار از منزل را انتخاب کنند. پس، باید به آن‌ها آموزش دهید که چگونه زمان خود را مدیریت کنند. به عبارت دقیق‌تر، برای آن‌ها زمان شروع و خاتمه کار مشخص کنید و از آن‌ها بخواهید بر مبنای برنامه‌ریزی فعالیت‌های خود را انجام دهند. 

چگونه اطمینان حاصل کنیم استراتژی‌های تدوین شدن در آینده خوب کار می‌کنند؟

ایده کار از راه دور یا از منزل به سرعت در حال فراگیری است. به‌عنوان یک مدیر، باید به تمام کارمندان داخل شرکت، دورکاران، آزادکارها و مشاوران کمک کنید تا حس نزدیکی و ارتباط بین آن‌ها  تقویت شود. 

تعهد شما به تقویت روحیه "یک تیم بودن" می‌تواند بهبود عملکرد تیم را به همراه داشته باشد. یک چنین نگرشی به شما کمک می‌کند برای تبدیل شدن به یک مدیر کارآمد برای فردا آماده شوید. برنامه‌های کار از منزل و سایر روش‌های دورکاری در حال حاضر در خیلی از شرکت‌ها رواج دارد. نظرسنجی موسسه Robert Half از مدیران ارشد شرکت‌ها نشان می‌دهد، بیشتر از نیمی از پاسخ‌دهندگان (56 درصد) اعلام کردند مجموعه‌های آن‌ها طی سه سال گذشته فرصت‌های دورکاری زیادی را برای کارمندان خود توسعه داده‌اند. همچنین در گزارش "شغل‌ها و نگرانی AI" آمده که می‌توان انتظار داشت با ظهور فناوری‌های ارتباطی و مشارکتی جدید مانند ابزارهای مجهز به هوش مصنوعی، شرایط برای انجام کارها از داخل خانه یا هر مکانی به‌غیر از شرکت خیلی ساده‌تر، کارآمدتر و مؤثرتر از قبل شود.

6 عامل مهم برای ساخت قوی‌ترین برنامه‌ کار در خانه

خیلی مهم است که خط‌مشی‌های کار در خانه را از همان ابتدا آماده کنید. برنامه‌ریزی و تدوین نقشه راه در همان ابتدای کار باید دقیق باشد. برای ساخت برنامه‌های مؤثر کار در خانه به این شش همراه با پنج اصل راهبردی که به آن‌ها اشاره کردیم دقت کنید. 

1. با مشاوران قانونی خود تماس بگیرید

قبل از اینکه به‌کارمندان اجازه دهید از خانه کار کنند، مطمئن شوید که برنامه دورکاری تبدیل به ‌یک مسئله حقوقی نمی‌شود. مشاور حقوقی باید تمام برنامه‌های دورکاری و کار از منزل را بررسی کند تا اطمینان دهد این برنامه‌ها با قوانین کار هیچ منافاتی ندارند. مواردی که باید به‌ آن‌ها توجه کنید شامل پیچیدگی‌های مربوط به‌ پرداخت غرامت به ‌کارمندان، مشخص کردن مقررات اضافه‌کاری و مسئولیت شرکت در قبال افرادی است که خارج از محیط مجموعه کار می‌کنند.

2. از مدیران دیگر برای اشتراک‌گذاری نظراتشان دعوت کنید

با اینکه تأیید نهایی برنامه دورکاری شرکت باید توسط صاحبان کسب‌وکار یا بالاترین سطح مدیریتی انجام شود، اما باید برای طراحی ویژگی‌های این برنامه از مشاوران دیگر هم کمک گرفت. مدیران می‌دانند کدام یک از شغل‌ها مناسب دورکاری یا کار از منزل هستند و به ‌همین دلیل در بهترین جایگاه تصمیم‌گیری برای برنامه دورکاری تیم‌شان قرار دارند. سئوالاتی که آن‌ها هنگام ارزیابی شغل‌ها از خودشان می‌پرسند این است که آیا این شغل واقعا مناسب دورکاری هست، آیا احتیاج به ملاقات‌های حضوری زیاد دارد که کنفرانس ویدیویی جواب‌گوی آن نیست، اگر قرار باشد چند نفر از کارمندان به‌طور منظم از داخل منزل کار کنند، چه تأثیری روی کار گروهی یا حتا فرهنگ سازمانی خواهد گذاشت؟

3. ابزارهای فنی درست را انتخاب کنید

در کانون هر برنامه موفق کار در خانه، افرادی را می‌بینید که برای پیشبرد کارهای خود از آخرین ابزار فناوری استفاده می‌کنند. اسکایپ، گوگل Hangouts و اسلک برخی از پلتفرم‌های موجود هستند که دورکاران با استفاده از آن‌ها با یکدیگر در تماس هستند. سرویس‌های میزبانی فایل مانند دراپ‌باکس، گوگل درایو یا سیستم‌های داخل خانه می‌توانند همکاری و اشتراک‌گذاری اطلاعات در لحظه را پشتیبانی کنند. به‌عنوان کارفرما، همیشه سعی کنید در رأس ابزارها و فناوری‌های جدیدی باشید که می‌توانند روی کار تیم تأثیر بهتری داشته باشند. ایده خوبی نیست که صبر کنید و ببینید قرار است چه تغییراتی در آینده رخ دهد. این روزها مدیران مجبور هستند درک درستی از فناوری‌ها و تاثیر آن‌ها بر دگرگونی انجام کارها به‌دست آورند.

4. به دنبال منسجم کردن وظایف کارمندان باشید 

حتما شرایطی را فراهم کنید تا کارمندانی که در منزل کار می‌کنند همیشه این حس را داشته باشند که جزیی از تیم هستند. روشی اتخاذ کنید تا کارمندان دورکار به جلسات مهم و ضروری محلق شوند. به آن گروه از کارمندانی که در منزل کار می‌کنند توصیه کنید هرچند وقت یکبار به‌شرکت بیایند و تلاش کنید تا آن‌ها را همیشه در جریان اخبار و اتفاقاتی که داخل شرکت می‌افتد قرار دهید، به‌ویژه اگر آن‌ها بخش زیادی از وقت خود را بیرون از شرکت می‌گذرانند.

5. لازم نیست همه موارد را مدیریت کنید

مدیریت کارمندان دورکار می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. افرادی که در منزل کار می‌کنند باید احساس کنند مدیرشان می‌داند آن‌ها در خانه و زمانی‌که در شرکت بودند به‌سختی مشغول انجام وظایف خود هستند و به ساعات کار و حفظ کارایی پایبند هستند. 

6. با کارمندان داخل شرکت روراست باشید

یکی دیگر از فاکتوهای یک برنامه دورکاری موفق آن است که با آن دسته از افرادی که داخل شرکت کار می‌کنند به‌طور عادلانه رفتار کنید. اگر کارمند داخل شرکت موفق نشود مشکلات را برطرف کند و کارمندان دورکار نیز وضعیت مشابهی داشته باشند، نوعی حس سرخوردگی به کارمند درون شرکت دست می‌دهد. دقت کنید آن دسته از افرادی که داخل شرکت کار می‌کنند وظیفه ندارند تا نبود آن‌هایی که از راه دور یا از منزل کار می‌کنند را پوشش دهند. وقتی صحبت از کیفیت و خدمات می‌شود، نباید هیچ تفاوتی بین کاری که یک کارمند داخل شرکت انجام می‌دهد با کارمندی که از منزل وظایف را انجام می‌دهد قائل شد. پس، برای افراد حرفه‌ای شاغل در داخل و خارج شرکت در زمینه‌هایی مانند خدمات به‌مشتری، ساعات کار و زمان‌های پاسخ به ایمیل‌ها و تماس‌های تلفنی استانداردهای یکسان در نظر بگیرید. شاید لازم باشد ساعت‌هایی را تعیین کنید تا همه کارمندان درون و برون شرکتی در آن زمان در دسترس باشند.

نکته آخر برای موفقیت

ضروری است خط‌مشی کار از منزل را در فواصل زمانی مشخص به‌روزرسانی کنید. همان‌گونه که با گذشت زمان فناوری و شیوه‌های کار متحول می‌شوند، شاید به‌این نتیجه برسید که یک گروه دیگر از کارمندان می‌توانند بخشی از کارهای شرکت را از راه دور انجام دهند. با توجه به سرعت بالای تغییرات که می‌توانند خیلی زودتر از انتظار رخ دهند، مطمئن شوید که تیم تحت رهبری و کسب‌وکارتان آماده سازگاری با تغییرات هستند.